Время чтения: 4 минуты

В любой компании есть люди, которые знают больше остальных, принимают важные решения и держат на себе критичные процессы. Нужно сделать так, чтобы отсутствие одного человека не останавливало работу бизнеса.

Проверьте:
• какие процессы зависят от одного сотрудника;
• к каким системам и данным доступ есть только у него;
• какие решения может принять только он;
• какие отношения с клиентами и поставщиками держатся на его личных контактах;
• какую критичную информацию невозможно быстро передать или восстановить.

Критичной может оказаться любая роль, отсутствие которой останавливает важный процесс.

Задайте три вопроса:
• Какие процессы остановятся, если человек завтра не выйдет на работу?
• Сколько времени бизнес сможет работать без него?
• Кто сможет полностью забрать его функцию?

Если последний ответ — «никто», зависимость уже есть.

Зафиксируйте то, без чего другой человек не сможет продолжить работу:
• порядок выполнения ключевого процесса;
• важные контакты;
• правила принятия типовых решений;
• сроки и регулярные обязательства;
• расположение документов;
• используемые системы;
• нестандартные ситуации и порядок действий.

Особенно важно описывать не только что делать, но и по каким критериям сотрудник принимает решение.

Рабочая информация и доступы к критичным системам не должны быть привязаны только к одному сотруднику.

Проверьте:
• где хранятся рабочие документы и данные;
• на кого зарегистрированы корпоративные аккаунты;
• есть ли резервный доступ к критичным системам;
• можно ли быстро передать необходимые права другому сотруднику;
• останется ли информация доступной компании после ухода человека.
Компания должна сохранять контроль над рабочими данными и системами независимо от состава команды.

Для критичных функций должен быть человек, который понимает процесс, имеет нужные доступы и может временно принять работу.

Не нужно дублировать должность целиком. Достаточно, чтобы резервный сотрудник знал ключевые действия и мог подключиться при необходимости.

Проверьте, какие зависимости проявляются при отсутствии ключевого сотрудника:
• какие задачи останавливаются;
• к какой информации нет доступа;
• какие решения невозможно принять без его участия;
• где не хватает полномочий для продолжения работы;
• какие действия и правила нигде не зафиксированы.

Получив этот список, вы увидите, что именно нужно передать, описать или продублировать.

Уход ключевого сотрудника не должен превращаться в неделю хаотичных вопросов перед его последним рабочим днём.

Для критичных ролей заранее должен быть понятен процесс передачи:
текущие задачи → статусы → обязательства → контакты → документы → доступы → открытые риски → следующий ответственный.

Если есть возможность, передача должна включать не только документы, но и совместную работу преемника с сотрудником до его ухода.

Возьмите критичный процесс и представьте, что его основной сотрудник недоступен следующие две недели.

Проверьте:
• назначен ли ответственный на замену;
• есть ли у него необходимые знания и полномочия;
• доступны ли ему рабочие документы и системы;
• понятны ли правила принятия решений;
• можно ли продолжить работу без участия отсутствующего сотрудника.

Если да — зависимость снижена.
Если нет — процесс пока держится на конкретном человеке.